JAKARTA – Seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Administrasi Jakarta Barat (Jakbar) diminta untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan dan menindaklanjuti hasil pengawasan secara konsisten serta berkelanjutan.
Hal tersebut disampaikan Sekretaris Kota (Sekko) Jakarta Barat, Imron Sjahrin dalam kegiatan pemberian penghargaan Gerakan Sadar Tertib Arsip Tahun 2026 di Ruang Ali Sadikin, Kantor Wali Kota Jakarta Barat, Kamis (15/10).
Menurut Imron, pengelolaan arsip di lingkungan OPD kini semakin baik dibandingkan sebelumnya. Dahulu, pengelola arsip kerap mengalami kesulitan dalam menangani dan mengirimkan dokumen yang telah menumpuk dalam waktu lama.
“Sekarang pengelolaannya sudah lebih baik. Saya mengusulkan agar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) DKI Jakarta memiliki sarana yang memadai sehingga para pengelola arsip OPD bisa menyampaikan arsip dengan lebih mudah,” ujarnya.
Ia menambahkan, pengelolaan arsip perlu terus dikembangkan melalui digitalisasi agar proses penyimpanan, pencarian, dan pemanfaatan dokumen dapat dilakukan secara lebih mudah, cepat, dan aman.
Imron juga mengapresiasi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Sudin Pusip) Jakarta Barat yang telah menyelenggarakan kegiatan penghargaan tersebut sebagai bentuk komitmen dalam membangun budaya tertib arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dan Pemkot Jakarta Barat.
“Arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, melainkan bukti pertanggungjawaban pemerintah, sumber informasi, dan rekam jejak perjalanan pembangunan,” jelasnya.
Sementara itu, Kepala Suku Dinas Pusip Jakarta Barat Achmad Jazuri menjelaskan, kearsipan memiliki dua fungsi, yaitu pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi dan disimpan selama jangka waktu tertentu, seperti surat pertanggungjawaban (SPJ). Adapun arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan permanen.
“Arsip menjadi penting karena jika SPJ tidak dikelola dengan baik, bisa menimbulkan masalah. Di sinilah peran kami membantu agar arsip OPD memenuhi standar sesuai ketentuan yang ditetapkan Pemprov DKI Jakarta,” tuturnya.
Ia mengungkapkan, dalam pelaksanaan pembinaan, pihaknya masih menemukan kendala, antara lain kurangnya keterbukaan sejumlah OPD terkait pengelolaan arsip.
“Kami tegaskan bahwa kami bukan memeriksa arsip, tetapi bagaimana arsip itu dikelola dengan baik dan dapat ditemukan dengan mudah. Tujuannya itu,” jelasnya.
Ia berharap kegiatan tersebut dapat mendorong OPD mengoptimalkan pengelolaan kearsipan. Saat ini, Sudin Pusip Jakarta Barat telah memiliki dua sarana pendukung, yakni Arjuna dan e-Office, untuk membantu pengelolaan arsip digital secara terintegrasi.
Adapun lima OPD yang mendapatkan penghargaan Gerakan Sadar Tertib Arsip Tahun 2026, yakni urutan pertama Suku Dinas Pusip Jakarta Barat kategori AA (Sangat memuaskan), urutan kedua Sudis Dukcapil kategori AA (sangat memuaskan), urutan ketiga Suku Dinas Pemuda dan Olahraga kategori A (Memuaskan), urutan keempat Sudis Gulkarmat Kategori A (Memuaskan) dan urutan lima Sudis Tamhut kategori A (memuaskan). (ta)
Komentar