LAPORAN merupakan bentuk pertanggungjawaban dari penerima amanah atau yang diperintah kepada pemberi amanah/pemberi perintah. Apa yang dilaporkan mencakup:
- Capaian hasil dari tujuan amanah atau perintah.
- Proses atau tahapan atas kinerja yang dilakukan dengan kuantitas dan kualitasnya.
- Analisis record sebagai bentuk kemajuan atau kemunduran atas kinerja yang dilakukan.
- Hal-hal yang menonjol atau yang memerlukan perhatian cepat dan tepat sebagai soft power maupun masalah agar tidak berdampak luas.
- Catatan-catatan penting sebagai pendukung yang mencakup man, metode, mataerial maupun money.
Sistem pendukung laporan dibuat secara online agar terangkum dan terdatakan dengan baik. Dengan sistem online akan memudahkan menganalisa dan memonitornya. Di dalam sistem laporan online yang sering menjadi kendala adala inputing data. Perubahan kultur dari bicara menjadi menulis. Dari menulis tangan menjadi mengetik. Dari mengetik menjadi sistem komputerisasi.
Laporan menjadi lambat atau tidak akurat dikarenakan:
- Kemampuan melaporkan dalam inputing data yang masih rendah.
- Sistem online belum merata dan sebatas aplikasi-aplikasi yang belum terkompulir dalam back office.
- Sistem analisisnya masih sering berdasar akal sehat, belum sampai pada tingkatan untuk pencegahan, perbaikan, peningkatan kualitas sampai dengan pembangunan.
- Sumber data yang simpang-siur belum pada one gate system.
- Sistem pertanggungjawaban masih sebatas pertanggungjawaban penggunaan anggaran, belum sampai secara fungsional atau kemanfaatan.
- Sistem filling and recording yang buruk sehingga laporan-laporan menyampah dan tidak terdokumentasi dengan baik dan benar.
Sistem pelaporan perlu dibuat model dan polanya dari isian keterangan hingga cara-cara yang mudah untuk melaporkan dengan penandaan pada tabel. Inputing data memerlukan kepekaan dan perubahan mind set dari para petugas. Kemampuan inputing data akan bida ditingkatkan menjadi analis dari analis akan menjadi supervisor, dan dari supervisor menajdi auditor.
Tingkat keberhasilan dari suatu institusi salah satunya adalah dari laporan. Laporan-laporan yang dionggokkan atau dibiarkan tanpa analisa yang baik dan benar, maka prediksi antisipasi dan solusinya sebatas reaktif. Tentu apa yang dikerjakan dapat dianalogikan sebagai resep yang tidak manjur untuk: mengobati, mencegah: menjaga apalagi membangun. *
Komentar